REGISTRASI

Registrasi adalah Modul yang menangani dan mencatat transaksi
pendaftaran pasien. Registrasi meliputi pencarian data pasien terdaftar atau
input data pasien baru, memilih dokter tujuan, ada biaya layanan sampai print
bukti layanan sebagai bukti untuk melanjutkan transaksi berikutnya.
Dengan dipadukannya registrasi dan rekam medis menjadikan sistem ini
lebih efisien. Modul Registrasi memberikan sebuah nomor registrasi pada setiap
pasien (pasien baru atau pasien lama) dan nomor Medical Record kepada pasien
baru, melakukan registrasi dan penjadwalan pasien kepada sebuah unit layanan.
Data-data Medical Record dan Registrasi akan menjadi acuan unit lain ketika
memberikan pelayanan. Khusus untuk Medical Record, mampu memberikan data dan
status terakhir pasien serta mampu memberikan data-data statistik sesuai
dengan kriteria yang diminta dengan cepat.

IDENTIFIKASI
Identifikasi artinya dalah pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan tentang bukti-bukti dari seseorang sehingga kita dapat menetapkan dan mempersamakan keterangan tersebut dengan individu seseorang, dengan kata lain bahwa dengan identifikasi kita dapat mengetahui identitas seseorang dan dengan identitas tersebut kita dapat mengenal seseorang dengan membedakan dari orang lain.

Untuk mengadakan identifikasi kita memerlukan 3 hal :
1. Mengenali secara fisik :
a. Melihat wajah/fisik seseorang secara umum.
b. Membandingkan seseorang dengan gambar/foto

2. Memperoleh keterangan pribadi
Yang dimaksud dengan keterangan pribadi antara lain
a. Nama
b. Alamat
c. Agama
d. Tempat/Tanggal lahir
e. Tanda tangan
f. Nama orang tua/Suami/Istri dsb

3. Mengadakan penggabungan antara pengenalan fisik dengan keteranga pribadi, dari penggabungan tersebut biasanya yang paling dapat dipercaya berupa : KTP, Pasport, SIM dsb.

PENGUMPULAN DATA IDENTIFIKASI

1. Cara pengumpulan identifikasi dapat dilakukan dengan cara :
a. Wawancara langsung dengan sumbernya atau orang lain, biasanya sebelum wawancara dimulai sudah disiapkan pertanyaan-pertanyaan yang diperlukan.
b. Mengisi formulir identifikasi oleh orang yang bersangkutan, dalam membuat format isian buatlah pertanyaan-pertanyaan yang jelas sehingga mudah diisi dan tidak ragu-ragu.
c. Gabungan wawancara dengan mengisi formulir, setelah formulir diisi maka dilanjutkan dengan wawancara untuk meyakinkan isian yang telah dibuat, shingga informasi yang diperoleh akan lebih akurat.

2. Keakuratan data identifikasi
a. Data identifikasi bisa tidak akurat/benar karena memang dibuat tidak benar untuk tujuan tertentu.
b. Pertanyaan-pertanyaan yang kurang jelas dapat menimbulkan kesalahfahaman sehingga data yang diperoleh kurang akurat/kurang jelas, atau karena situasi tertentu sehingga seseorang takut/malu mengungkapkan identitas.

DATA IDENTIFIKASI PASIEN DI RUMAH SAKIT

Setiap berkas rekam medis pasien dirumah sakit pasti memuat data identifikasi pasien, oleh karena itu dapat dibayangkan betapa sangat banyaknya tersimpan data identikasi pasien di rumah sakit.
Unit rekam medis sangat pertanggung jawab atas kelengkapan data identifikasi setiap pasien, maka dalam memperoleh data identifikasi pasien harus diperoleh data selengkap mungkin sehingga dalam proses pelayanan kesehatan selanjutnya akan berjalan dengan baik.
Masalah masalah yang timbul akibat dari kesalahan identifikasi akan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit karena akan terjadi pemborosan waktu, tenaga, materi ataupun pekerjaan yang tidak efisien dan lebih jauh akan merugikan pasien itu sendiri, misalnnya kesalahan pemberian obat/tindakan dsb.

Sebaiknya identifikasi pasien dilakukan sebelum pasien diperiksa/dirawat, oleh karena itu sedapat mungkin keterangan-keterangan dapat diminta langsung kepada pasien sendiri, tetapi bila tidak mungkin dapat dimintakan keterangan kepada famili atau teman terdekat yang ada.
Pengumpulan data identifikasi di rumah sakit sebaiknya dilakukan dengan cara wawancara dan pengisian formulir dan akan lebih baik bila didukung dengan keterangan-keterangan lain yang bersifal legal, misalnya KTP, Pasport, SIM dsb.

HAL –HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENERIMA PASIEN

1. Petugas harus tenang, ramah, sopan dalam menghadapi pasien, mendengarkan dengan penuh perhatian dan sabar menjelaskan hal-hal yang ditanyakan, perlu di ingat bahwa orang yang datang dirumah sakit adalah orang yang dalam kesusahan, sehingga kemungkinan emosinya kadang tidak terkontrol dan kesan pertama pasien kepada rumah sakit terletak pada pelayanan di tempat penerimaan pasien (Admission office)
2. Petugas harus teliti dalam mencatat data identitas pasien
3. Harus ada petunjuk tertulis tentang tata cara pencatatan atau penulisan yang harus diikuti oleh semua petugas, seperti cara penulisan nama, gelar dsb.

TATA CARA PENCATATAN DATA IDENTIFIKASI PASIEN DI RS

Untuk dapat mencatat data identifikasi pasien yang lengkap dari pasien maka perlu disediakan kolom-kolom dan cara pengisiannya/penulisannya.

1. Nomor Rekam Medis
Diisi berdasarkan dalam urutan nomor rekam medis yang sudah disiapkan, sesuai dengan aturan dari masing-masing rumah sakit.

2. Nama Pasien
a. Apabila dengan wawancara, penyebutan nama sebaiknya dengan di eja, ini dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam penulisan nama.
b. Nama pasien harus lengkap (bukan nama panggilan)
c. Nama pasien sendiri
d. Bagi pasien wanita yang bersuami, ditulis dengan NAMA SENDIRI baru di ikuti nama
suami. Misalnya, : Ny. Suhatini Suwardjo dsb
e. Nama marga ditulis dibelakang nama sendiri, misalnya : Ny.Suciati Sihite
f. Gelar ditulis dibelakang nama, misalnya : Gunarto, Drs, Gunarsih, dr. dsb.
g. Penulisan nama harus dengan huruf cetak atau capital.
h. Pencatatan harus menggunakan ejaan yang disempurnakan. Dsb

3. Alamat
Penulisan alamat sebaiknya ditulis alamat tinggal sekarang (sesuai dengan KTP), dengan mencatat nama jalan, nomor rumah, RT?RW, Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten atau Kota Madya dan Kode Pos.

4. Tempat dan Tanggal Lahir
Dicatat selengkap mungkin.

5. Umur
Diisi sesuai isian/kolom yang disediakan, misalnya jika umurnya masih dalam hari maka penulisan diletakan dalam kolom hari, jika umurnya bulan maka penulisan dalam kolom bulan dst.

6. Jenis Kelamin
Diisi yang jelas.

7. Status Perkawinan
a. Kawin
b. Belum/Tidak kawin
c. Duda
d. Janda

8. Agama
a. Islam
b. Protestan
c.Roma Khatolik
d. Hindu
e. Budha
f. Lainnya (………)

9. Pendidikan
a. Belum/Tidak tamat SD d. Tamat SLTA
b. Tamat SD e. Tamat Akademi
c. Tamat SLTP f. Tamat Universitas/PT

10. Pekerjaan
Ditulis pekerjaan pasien dan alamat pekerjaan lengkap dengan nomor telepon.

11. KTP
Nomor KTP harus ditulis dengan l;engkap dan jelas.

12. Suku Bangsa
Ditulis sesuai dengan sukunya

13. Nama Keluarga terdekat/Nama penanggung jawab pasien
Tulislah nama dan alamat dengan lengkap serta hubungan keluarga dengan pasien (anak, istri, adik dsb).

14. Penanggung jawab biaya perawatan
Tulis nama dan alamat jika peroranga tulis hubungan keluarga, jika instansi tulis nama instansi alamatnya.

Dalam mencatat data identitas pasien sebaiknya diusahakan sebanyak banyaknya, selengkap lengkapnya dan dengan banar, jika dalam mencari data pasien dapat diperoleh dengan selelengkap mungkin dan benar serta dapat dipertanggung jawabkan maka dengan bukti-bukti itu kita dapat menetapkan jati diri seorang pasien dengan tepat

INDEKS

Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang dibuat kedalam indeks-ineks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisasi).

1. Indeks Pasien
a. Pengertian
Indeks pasiaen adalah salah satu kartu katalog yang berisi nama semua pasien yang pernah berobat di rumah sakit.
Informasi yang ada di dalam kartu ini adalah :
Halaman depan : Nama Lengkap, Kelamin, Umur
Alamat
Tempat dan Tanggal lahir
Pekerjaan

Halaman Belakang : Tanggal masuk, Tanggal Keluar, Hasil, Dokter, Nomor Rekam medis.

b. Ukuran
Ukuran kartu indeks penderita tergantung dari banyak sedikitnya penderita yang berobat di rumah sakit. Ukuran yang di anjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm. Untuk rumah sakit yang sangat banyak penderita rawat jalannya di anjurkan menggunakan kartu dengan ukuran ( 4,25 x 7,5 ).

c. Kegunaan
Kartu indeks penderita adalah kunci untuk menemukan berkas rekam medis seorang penderita.

d.Cara penyampaian
- kartu indeks di susun alphabet seperti susunan kata-kata dalam kamus
- Jika seorang penderita datang kembali dengan mengatakan bahwa dia telah bersuami, kartunya yang sekarang harus dibuat catatan petunjuk dengan kartunya yang dulu dan sebaliknya.
- Untuk mempercepat dan mempermudah mengambilkan kartu indeks. Jika sewaktu-waktu dibutuhkan, penyusunan kartu indeks harus di berikan petunjuk dan di belakang setiap petunjuk maksimum hanya diletakkan di kartu saja.
- Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartu harus di lakukan secara periodik untuk memperbaiki kekeliruan yang mungkin terjdi.
- Untuk negara yang maju data penderita di masukkan kedalam komputer.

e. Lama penyimpanan
Lama penyimpanan kartu indeks penderita sama dengan lama penyimpsnsn berkas rekam medis.

f. Alat penyimpan
Menggunakan lemari & laci dengan 3 kotak pada setiap laci. Rata-rata 1 kartu dapat diletakkan pada setiap 2,5 cm. Sehingga 1 lemari besi & 1 dengan 3 kotak tersebut dapat menyimpan 63.000 kartu.
Menggunakan alat yang berkotak-kotak yang dapat di putar (nama register kosong indesk file).

2. Indeks Penyakit (Diagnosis) dan Operasi
a. Pengertian
Indeks penyakit dan indeks operasi adalah satu kartu katalog yang berisi kode penyakit dan kode operasi yang berobat di rumah sakit.
Informasi yang ada didalam kartu ini adalah :
Nomor Kode
Judul, Bulan, Tahun
Nomor penderita
Jenis kelamin
Umur
Untuk indeks Operasi ditambah : Dokter bedah, hari pre operasi, post po, pasien meninggal keluar (sembuh, cacat).

Untuk indeks penyakit ditambah : Diagnose lain, dokter lain, hari perawatan, meninggal/keluar (sembuh, cacat).
b. Kegunaan
Meyuguhkan data pelayanan yang di perlukan dalam survey kemampuan rumah sakit.
Menemukan rekam medis dimana dokternya hanya ingat diagnosa atau operasinya, sedangkan nama pasien yang bersangkutan lupa.
Menyediakan materi pendidikan untuk mahasiswa kedokteran, perawat dll.

c.Cara penyimpanan
Kartu-kartu indeks di simpan dalam laci menurut nomor urut. Secara periodik harus di amati kemungkinan kesehatan penyimpanan kartu-kartu indeks harus nampak rapi, tulisannya gampang di baca, pengisiannya harus dengan tinta atau dengan mengetik. Pada akhir tahun baris terakhir di bawahnya dibuat garis warna merah pada setiap kartu.

3.Indeks dokter
a. Pengertian
Indeks dokter adalah satu kartu katalog yang berisi nama dokter yang memberikan pelayan medik pada pasien.
b. kegunaan
untuk menilai pekerjaan dikterr dan bukti pengadilan

4.Indeks Kematian
a. Informasi yang tetap dalam indeks kematian :
- Nama penderita
- Nama Rekam medis
- Jenis kelamin
- Umur
- Kematian : kurang dari sejam post operasi
- Dokter yang merawat
- Hari Perawatan
- Wilayah
b. Kegunaan
Statistik menilai mutu pelayanan dasar menambah dan meningkatkan peralatan/tenaga.

c.Cara penyimpanan
Di susun menurut nomor indeks kematian.

Anggota kelompok :
DESSY DWI ANGGRAINI
WASIS WENING R.A
RAIHAN
EDI PURNIAWAN
ASIH PRATIWI